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Die Kunst der großen Meetings: Wie Sie Ihre Kunden begeistern und sich ihren Respekt verdienen

Blog Kategorie:
Veröffentlicht am:
Juli 21, 2021
Lesezeit:
8 minutes
Leo Saini
Ein versierter Copywriter, der viel Geld in Restaurants lässt und es später bereut.

,,Dieses Meeting hätte eigentlich eine E-Mail sein sollen." Klingt vertraut?

Wenn Sie durch Ihren LinkedIn-Feed scrollen, werden Sie wahrscheinlich auf Beiträge stoßen, in denen Fachleute über nutzlose Meetings jammern, die eine komplette Zeitverschwendung sind.

Meetings können frustrierend sein, aber nicht, wenn man sie richtig organisiert. Ja, es gibt richtige und falsche Wege, ein Meeting zu leiten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Meeting richtig leiten und sich den Respekt Ihres Kunden verdienen.

1. Den Grund für die Besprechung genau kennen

Wir werden in einer Minute besprechen, wie man effektive Meetings durchführt, aber lassen Sie uns zuerst darüber sprechen, wie man feststellt, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist oder nicht. Jedes Kundenmeeting sollte einen Grund haben, der es erfordert, dass Sie beide zur gleichen Zeit im gleichen Raum (oder online) sind. Zum Beispiel sind der Austausch von Ideen, das Teilen von gegenseitigen Meinungen, das Erklären von komplexen Prozessen usw. gute Gründe für ein Kundentreffen. Der bloße Austausch von Informationen und ein einseitiges Gespräch könnten Ihre Kunden jedoch einschlafen lassen und sie sagen lassen: ,,Das hätte eine E-Mail sein sollen."

Das bringt uns zu einer sehr wichtigen Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie ein Meeting planen: "Soll dieses Meeting eine E-Mail sein?" Wenn die Antwort "Ja" lautet, organisieren Sie das Meeting bitte nicht. Die Leute, die wissen, wie man effektive Meetings durchführt, sind wirklich gut darin. Sie wissen, welche Ereignisse ein Meeting erfordern und wann ein potenzielles Meeting eine einfache E-Mail oder sogar eine Textnachricht sein sollte. Stellen Sie also sicher, dass Sie den genauen Grund für ein Meeting kennen. Bevor Sie lernen, wie man ein Meeting leitet, sollten Sie wissen, welche Umstände ein Meeting erfordern

“Lack of clarity is the primary reason for failure in business and personal life.” Brian Tracy

2. Besprechungsteilnehmer sorgfältig auswählen

Der reichste Mensch der Welt, Jeff Bezos, hat eine einzigartige Art, Teilnehmer für ein Meeting auszuwählen. Er nennt es die "Zwei-Pizza-Regel". Sie besagt, dass, wenn jede Person in der Besprechung nicht mit nur zwei Pizzen satt werden kann, dann bedeutet das, dass viel zu viele Leute in der Besprechung sind. Nun, wir können alle sicher sein, dass der Gründer von Amazon hunderte von Konferenzen abgehalten haben muss und weiß, wie man effektive Meetings leitet. Scheuen Sie sich also nicht, diese bewährte Technik des Milliardärs selbst anzuwenden.

Der nächste Schritt besteht nun darin, die richtigen Teilnehmer auszuwählen und sicherzustellen, dass alle relevanten Personen eingeladen werden. Ja, Sie werden einige Leute aus der Liste heraushalten müssen, aber Sie können die anfänglichen Teilnehmer immer bitten, Meeting-Notizen mit anderen zu teilen, damit alle auf dem Laufenden bleiben und wissen, was vor sich geht. Es gibt hier nichts, was man persönlich nehmen sollte. Es ist nur so, dass zu viele Personen im Raum die Effektivität des Meetings für alle nur verringern wird.

3. Engagieren Sie sich mit den Teilnehmern, und lassen Sie sie sich mit Ihnen und untereinander engagieren

Wie bereits erwähnt, ist es besser, eine E-Mail zu verschicken, anstatt zu einem Meeting einzuladen, wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass sich die Teilnehmer engagieren. Und wenn das Meeting doch stattfindet, ist es eine Kunst für sich, Kunden oder Ihre eigenen Teammitglieder dazu zu bringen, sich zu öffnen und zu engagieren. Hier sind einige Tipps, die Sie für maximales Engagement in einem Meeting nutzen können:

Fähigkeiten eines Management Beraters, Die Kunst der großen Meetings: Wie Sie Ihre Kunden begeistern und sich ihren Respekt verdienen
  • Sprechen Sie nicht länger als 5-10 Minuten, ohne jemand anderem das Wort zu erteilen oder Fragen zu stellen, wie z. B. ,,Alles gut?" oder ,,Irgendwelche Fragen oder Kommentare bis jetzt?"
  • Fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu einem bestimmten Punkt, den Sie angesprochen haben
  • Stellen Sie offene Fragen, die nicht mit einem "Ja" oder "Nein" beantwortet werden können, sondern eine Diskussion unter den Teilnehmern anregen
  • Belohnen Sie Engagement mit Beifall oder echten Komplimenten
  • Äußern Sie Ihre eigene Meinung zu den Kommentaren der Teilnehmer

Jemand, der nicht weiß, wie man ein Meeting leitet, könnte denken, dass es nur um ihn geht und ewig weiterreden. Ein kluger Meeting-Organisator würde diesen Anfängerfehler nicht machen. Sie lassen andere zu Wort kommen und reagieren Sie auf die Beiträge der Teilnehmer.

4. Fassen Sie sich kurz, oder machen Sie Pausen, wenn das Meeting lang ist

Wenn es einen Tipp für effektive Meetings gibt, den Sie nie vergessen sollten, dann ist es dieser. Im Gegensatz zu Geschäftsessen oder Weihnachtsfeiern im Büro können Meetings manchmal stressig sein, weil das Gehirn aller Beteiligten im Arbeitsmodus ist. Es gibt kein Bierchen, kein Grillen in der Sonne und kein Wichteln - es ist rein arbeitsbezogen. Den meisten Menschen fällt es schwer, länger als 30 Minuten aufmerksam zu bleiben und eine große Menge an Informationen so schnell aufzunehmen. Deshalb sollten Sie Ihre Meetings entweder kurz halten oder kleine Pausen dazwischen einlegen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Meetings pünktlich beendet werden. Erstens: Machen Sie die voraussichtlichen Besprechungszeiten lange vor der Besprechung klar. Idealerweise mindestens 24 Stunden vor dem Meeting. Informieren Sie die Teilnehmer über die voraussichtliche Dauer und ob es Pausen gibt. Außerdem sollten Sie eine Liste der Tagesordnungspunkte für das Meeting erstellen, zusammen mit dem Zeitfenster, der für jeden Tagesordnungspunkt vorgesehen ist.

zu Ihrer Inspiration ist hier ein Beispiel für die Tagesordnungspunkte eines Meetings:

  1. Empfehlungen zum Hinzufügen des Markenlogos zu allen Produkten (20 Minuten)
  2. Überprüfung von Änderungen in der Marketingstrategie (30 Minuten)

Sie können jederzeit weitere Punkte hinzufügen und das Protokoll entsprechend anpassen. Aber die Hauptidee ist, die Uhr im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte im Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens besprochen werden

Abschließende Überlegungen

Jeder Fachmann, der mehr Verkäufe abschließen und Kunden beeindrucken möchte, muss lernen, wie man effektive Meetings durchführt. Entscheiden Sie zunächst, ob ein Meeting notwendig ist oder nicht. Manchmal reicht eine E-Mail, eine Textnachricht oder ein Telefonanruf aus. Als nächstes ist es wichtig, die Teilnehmer auszuwählen und die Gruppe klein zu halten. Zu viele Teilnehmer können das Meeting ruinieren, also seien Sie vorsichtig, wen Sie einladen. Sobald die Besprechung im Gange ist, stellen Sie sicher, dass Sie auch die anderen Teilnehmer zu Wort kommen lassen und ihre Meinung äußern. Die Teilnahme ist das Wesentliche eines jeden Meetings, also nehmen Sie sie ernst. Schließlich sollten Sie Meetings kurz und prägnant halten. Und wenn Sie sie nicht kurz halten können, sorgen Sie für Pausen zwischendurch.