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Der Leitfaden des unabhängigen Beraters für virtuelle Kommunikation

Blog Kategorie:
Veröffentlicht am:
Juli 21, 2021
Lesezeit:
12 minutes
Lynn
Lynns vielfältige Perspektiven auf die Geschäftswelt resultieren aus ihrer umfangreichen Erfahrung als Unternehmensberaterin - ihre Rolle als geliebte Ehefrau, Mutter und Großmutter vertieft ihre Einsichten noch weiter.

Die Veränderungen in der Art und Weise, wie wir mit unseren Kunden kommunizieren, waren im vergangenen Jahr außergewöhnlich. Sie mögen uns durch den Lockdown aufgezwungen worden sein, aber viele waren zum Besseren und werden sich wahrscheinlich fortsetzen, auch wenn sich die Welt wieder öffnet.

Wie auch immer die Veränderungen aussehen, gute Beziehungen bleiben das Fundament einer erfolgreichen Unternehmensberatung. Und Kommunikation ist zentral für Beziehungen.

Technologie ist sowohl ein Segen als auch ein Fluch für die Kommunikation mit Kunden geworden. Lassen Sie uns über Online-Meetings via Skype, Zoom, Discord, Teams oder welches Tool auch immer Sie und Ihre Kunden verwenden, sprechen.

Auf der einen Seite ermöglichen sie den Zugang zu Menschen, die man sonst nur schwer hätte treffen können. Die Geografie spielt keine Rolle mehr. Interessanterweise scheint es auch einen gewissen Zusammenbruch hierarchischer Strukturen gegeben zu haben. Ein größerer Personenkreis kann nun zu virtuellen Meetings eingeladen werden, und das praktisch ohne Kosten - kein Wortspiel beabsichtigt! Die Zeitersparnis ist enorm. Kein Reisen und Sitzen im Stau mehr, um zu Terminen zu erscheinen. Dokumente und Präsentationen können von allen geteilt und gespeichert werden - niemand sitzt mehr im hinteren Teil des Raumes und muss sich anstrengen, um die kleine Schrift zu sehen. Ganze Meetings können aufgezeichnet werden, um sie weiter zu teilen oder zu transkribieren.

Bis jetzt alles gut. Aber es gibt auch Nachteile. Glücklicherweise können viele von ihnen durch die Beherrschung einiger Kommunikationstechniken, die speziell für virtuelle Meetings gelten, behoben werden.

Werfen wir einen Blick auf vier typische Ratschläge für die Kommunikationsfähigkeit von Beratern, um zu sehen, wie sie der neuen Realität der virtuellen Unternehmensberatung standhalten

  • Kommunizieren und handeln Sie einfühlsam
  • Denken Sie darüber nach, wie Sie sich präsentieren
  • Seien Sie digital kompetent
  • Nutzen Sie das Minto-Pyramiden-Prinzip

Kommunizieren und handeln Sie einfühlsam

Empathie ist eine Herausforderung, wenn es an echtem Kontakt von Mensch zu Mensch mangelt und die Anhaltspunkte der Mimik und Körpersprache wegfallen. Videos und Mikrofone sind oft ausgeschaltet oder stummgeschaltet, und es ist schwierig, das Publikum zu "lesen". Missverständnisse und Fehlkommunikation sind leicht möglich.

Die vielleicht entscheidendste neue Art, Empathie zu zeigen, ist das Erkennen der gesamten kognitiven Belastung, die den Menschen durch mehrere Videokonferenzen auferlegt wird. Viele Menschen sind abgelenkt, wenn sie die Gesichter und Hintergründe der anderen so nah sehen. Das Abschalten der Videos für alle außer dem Sprecher kann helfen.

Die Aufmerksamkeitsspanne ist in diesen Meetings verkürzt - wir können nur so lange auf dieselbe Sache schauen! Die Forschung zeigt, dass ein Publikum nach zehn Minuten die Konzentration verliert. Die Leute haben Schwierigkeiten, sich an das zu erinnern, was in der Besprechung passiert ist, weil sie nicht die physischen Anhaltspunkte haben, die normalerweise das Gedächtnis unterstützen. Das gilt besonders, wenn sie schnell von einer Sitzung zur nächsten wechseln. Und die Kreativität leidet, wenn sie zu lange an der gleichen Stelle sitzen.

Wenn Sie die Diskussion leiten, hängt viel von Ihrer Fähigkeit ab, die Aufmerksamkeit zu überwachen, die Besprechung in verschiedene Aktivitäten aufzuteilen und die Teilnehmer zur Mitarbeit zu motivieren. Eine hilfreiche Technik, die Sie verwenden können, um schnelle Pausen in einem Meeting zu machen, ist die Anshel 20-20-20-Regel. Diese wurde in der Vergangenheit verwendet, um den Stress beim Blick auf den Computer abzubauen. Bitten Sie alle Teilnehmer, alle 20 Minuten für 20 Sekunden auf etwas zu schauen, das 20 Fuß (ca. 6 Meter) entfernt ist. Wenn sie wieder auf ihre Bildschirme schauen, wird ihr Fokus wieder besser sein.

Auch Technologie kann helfen. Sie können die Teilnehmer zur Teilnahme ermutigen, indem Sie virtuelle Breakout-Räume für kleinere Gruppendiskussionen nutzen, Umfragen zum Sammeln von Meinungen einsetzen und die Nutzung der Chat-Funktion anregen. Sie könnten die Teilnehmer auch über ein gemeinsames Dokument zusammenarbeiten lassen.

Überlegen Sie, wie Sie die Anzahl und Länge der Sitzungen reduzieren können. Vielleicht können Sie eine Wiki-Seite einrichten, um asynchrone Sitzungen durchzuführen - Sie fügen Ihre Erkenntnisse, Ideen, Empfehlungen oder was auch immer Sie mit dem Kunden kommunizieren möchten, hinzu und erlauben den Leuten, in ihrer eigenen Zeit zu antworten. Wenn Sie eine synchrone Sitzung mit allen Anwesenden haben, können Sie eine Diskussion beginnen, anstatt Ihre Ideen oder Erkenntnisse zu präsentieren.

Denken Sie darüber nach, wie Sie sich präsentieren

Die konventionelle Weisheit, sich bei jeder Interaktion mit einem Kunden so gut wie möglich zu präsentieren, bekommt eine andere Bedeutung, wenn Sie auf dem Bildschirm sind.

Anstatt die Reaktion des Kunden zu beobachten, beobachten Sie oft sich selbst. Erinnern Sie sich an diese schrecklichen Sitzungen, als Sie zum ersten Mal lernten, Präsentationen zu halten, und jemand Ihre Manierismen auf Video aufzeichnete? Viele von uns haben jetzt das gleiche Gefühl des Unbehagens. Und der Hintergrund, den alle sehen, ist oft Ihr eigenes Zuhause - das Sie vielleicht teilen möchten oder auch nicht.

Eines der lustigsten Videos, die ich je gesehen habe, zeigt einen amerikanischen Professor, der live von der BBC zu seinen Ansichten über die südkoreanische Politik interviewt wird. Das Interview wurde von seinen zwei kleinen Kindern ,,gestört", einem Einjährigen in einer Gehhilfe und einem Vierjährigen, der in einem leuchtend gelben Pullover durch den Raum stolzierte. Die Mutter schlüpfte in den Raum, um sie herauszuziehen, und kroch dann wie ein Leopard zurück, um die Tür zu schließen. Und die BBC und der Professor machten einfach weiter! Es war das, was der Professor einen ,,Familienpatzer" nannte - und das Video ging viral.

Noch lustiger war es, wenn man sich eine Wiederholung anschaute - und das taten so ziemlich alle! Sie bemerkten plötzlich, wie der Raum sorgfältig inszeniert worden war, um wie ein Büro auszusehen. Der Professor trug einen Anzug und eine Krawatte. Die Bücherstapel, die ordentlich neben ihm gestapelt waren, standen in Wirklichkeit auf einem Bett. Und die riesige Weltkarte an der Wand hinter ihm verdeckte das Schlafzimmerdekor.

Heute laufen wir alle die Gefahr, dass das Gleiche während eines unserer Meetings passiert. Ihr Zuhause ist nicht nur Ihr Arbeitsplatz, sondern auch der Sitzungssaal. So seltsam es auch erscheinen mag, dies als beratende Kommunikationsfähigkeit zu bezeichnen, die Art und Weise, wie Sie Ihren Raum für Ihre Online-Meetings inszenieren, ist zur neuen Version der bestmöglichen Selbstpräsentation geworden.

Glücklicherweise bieten einige Plattformen Lösungen an, die es Ihnen ermöglichen, den Hintergrund unscharf zu machen oder eine Kulisse zu schaffen. Es lohnt sich, einige von ihnen auszuprobieren.

Seien Sie digital kompetent

Plötzlich ist es für jeden Unternehmensberater unabdingbar, technisch begabt zu sein. Meine größte Sorge vor 2020 war, dass ich bei einem Kunden ankomme und feststelle, dass mein Laptop nicht mit seinem Datenprojektionssystem kompatibel ist. Wie einfach das im Nachhinein erscheint!

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Jetzt muss ich die Plattform verstehen, die für das Meeting verwendet wird, mich rechtzeitig einklinken - in der Hoffnung, dass meine Internetverbindung für die Dauer des Meetings stabil bleibt - und wissen, wie man die Tools benutzt. Es ist beunruhigend, wenn das Meeting unterbrochen werden muss, um jemandem zu erklären, wie man stumm schaltet, einen Kommentar abgibt oder eine Präsentation teilt, ohne dass alle offenen Dateien auf dem Bildschirm zu sehen sind. Wenn Ihr Kunde eine Plattform verwendet, mit der Sie nicht vertraut sind, verwenden Sie die Testfunktion vor der Besprechung, um herauszufinden, wie sie funktioniert. Denken Sie daran, Ihr Bild zentriert zu halten, damit der Kunde nicht auf Ihre Stirn und an die Decke starrt. Und halten Sie Kinder und Haustiere aus dem Blickfeld!

Digital kompetent zu sein, geht natürlich über Meetings hinaus. Heute gibt es Softwares für alle Aspekte der Unternehmensberatung, von Angeboten, Projektmanagement und CRM bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung. Sie bieten nicht nur erhebliche Möglichkeiten für Flexibilität und den Ausbau Ihres eigenen Geschäfts, sondern erweitern die Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Kunden um Echtzeitberichte, Analysen und Zusammenarbeit.

Nutzen Sie das Minto-Pyramiden-Prinzip

Ihr Erfolg als Unternehmensberater besteht darin, Probleme anzugehen, die der Kunde nicht bewältigen kann oder nicht die Zeit oder die Ressourcen dazu hat. Es bedeutet, Daten zu sammeln und zu analysieren und objektive Empfehlungen für Führungskräfte und leitende Beteiligte zu geben. Und dann hängt es von einer überzeugenden Präsentation ab, die dazu führt, dass der Kunde die von Ihnen empfohlenen Maßnahmen ergreift.

Die meisten von uns kommunizieren in Form von Geschichten oder auf lineare Weise - und lassen die Kernaussage oder die abschließende Erkenntnis und Empfehlung am Ende stehen.

Das Minto-Pyramiden-Prinzip bedeutet, dass Sie Ihre Präsentation - schriftlich oder online - wie eine Pyramide aufbauen. Sie beginnen mit Ihrer zentralen These und drei Hauptempfehlungen. Darauf folgt eine zweite Ebene, auf der Sie jede Empfehlung begründen und untermauern. Falls nötig, können Sie eine dritte Ebene hinzufügen, in der Regel mit Daten, die die in Ebene zwei genannten Gründe untermauern.

Diese Methode gibt die Botschaft zu Beginn, wenn die Aufmerksamkeit und der Fokus der Leute am höchsten sind, und verstärkt sie dann auf strukturierte Weise.

Es zwingt Sie auch dazu, Ihre Gedanken zu strukturieren, indem Sie sich fragen, welchen primären Gedanken oder welche leitende Idee Sie Ihrem Kunden vermitteln wollen, und die drei wichtigsten Gründe finden, die dafür sprechen. Sie sind gezwungen, Prioritäten zu setzen. Sie werden nicht in Versuchung kommen, zu zeigen, wie clever Ihre Datenanalyse ist, oder in langatmige Folien abzuschweifen.

Es ermöglicht Ihnen, Ihre Zeit und Effektivität zu maximieren. Ihre Kunden wissen, was Sie empfehlen und folgen der Logik dahinter. Sie wissen, worauf sie sich konzentrieren und Fragen stellen müssen. Wenn Ihre Besprechung aus irgendeinem Grund abgebrochen wird, hat jeder den wichtigsten Teil gehört.

Es gibt grundlegende Techniken in dieser Methode, und es kann sich lohnen, sie zu erforschen und zu Ihrem Arsenal an Kommunikationsfähigkeiten in der Beratung hinzuzufügen. Das Minto-Pyramiden-Prinzip lässt Sie selbstbewusst und entschlossen wirken und kann die Ergebnisse Ihrer Online-Meetings revolutionieren.

Virtuelle Kommunikation für den Beratungserfolg

Die Kommunikation mit Kunden war schon immer ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit von Unternehmensberatern. Die moderne Version der Kommunikation online und in virtuellen Meetings hat dazu geführt, dass einige der Arten, wie Berater kommunizieren und sich präsentieren, neu überdacht werden müssen. Die Beherrschung neuer Fähigkeiten wird die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren, verbessern, den Aufbau von Beziehungen unterstützen und den Erfolg in der Unternehmensberatung vorantreiben.