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10 Fragen, die Sie sich vor Beginn Ihres Beratungsprojekts stellen sollten

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Veröffentlicht am:
Oktober 30, 2020
Lesezeit:
11 minutes
Lynn Hunt
Lynns vielfältige Perspektiven auf die Geschäftswelt resultieren aus ihrer umfangreichen Erfahrung als Unternehmensberaterin - ihre Rolle als geliebte Ehefrau, Mutter und Großmutter vertieft ihre Einsichten noch weiter.

Es gibt mehr freiberufliche Beratungsprojekte, als wir noch vor kurzem für möglich gehalten hätten.

Zu einem großen Teil haben die Lockdowns im Zuge von COVID-19 zu diesem Wachstum beigetragen. Es ist aber auch ein Ergebnis des Trends zur Digitalisierung und Agilität, der das traditionelle Beratungsmodell durcheinander gebracht hat.

Mit Chancen kommen jedoch auch die Risiken. Bevor man sich auf neue Projekte stürzt, gibt es Fragen, die sich freiberufliche Berater und ihre Kunden stellen sollten. Vielleicht sollten sie bei der Auswahl von Projekten sehr differenziert vorgehen.

Winston Churchill sagte einmal: "Lasst unsere Besorgnis über den Fortschritt zum Vorausdenken und Planen werden." Das traf auf den Krieg zu. Das gilt auch für die Beratung.

Wenn Sie also auf einer Beratungsplattform registriert sind und nach freiberuflichen Beratungsprojekten suchen, was sind einige fortgeschrittene beunruhigende Fragen, die Sie stellen sollten?

Ist dieses Projekt das Richtige für Sie?

Die Realität für die meisten freiberuflichen Berater ist, dass sie auf sich allein gestellt sind. Je nach Beratungsplattform ist es möglich, bei einigen Projekten mit anderen Freiberuflern zusammenzuarbeiten, in der Regel jedoch auf einer Ad-hoc-Basis.

Freelancer sollten also zunächst einmal feststellen, ob sie das Projekt überhaupt in Betracht ziehen sollten.

F1: Gehört dieses Projekt zu Ihrem Kerngeschäft?

Sie können Zeit- und Reputationsrisiken eingehen, wenn Sie Projekte übernehmen, die zu weit von Ihrem Kerngeschäft entfernt sind. Wenn dieses Projekt Ihre Stärken nicht ausnutzt oder in einem neuen Bereich angesiedelt ist, dauert die Durchführung wahrscheinlich länger und Sie haben weniger Zeit, um andere, Ihnen vertrautere Aufgaben zu übernehmen. Je weiter die Arbeit von Ihrer Kernkompetenz entfernt ist, desto höher ist auch das Risiko eines Misserfolgs.

Selbst für große traditionelle Beratungsfirmen gilt die Faustregel, dass 60 % ihrer Arbeit in ihrem Kernbereich liegt, 30 % in angrenzenden Geschäftsbereichen und nur 10 % weit vom Kern entfernt.

Fragen Sie sich also, bevor Sie ein Projekt annehmen, wo es auf die Skala Ihrer Fähigkeiten passt.

F2: Wie hoch sind Ihre Investitionskosten?

Heute können viele freiberufliche Beratungsprojekte, insbesondere infolge der Corona-Lockdowns, online und aus der Ferne durchgeführt werden, sodass Zeit die bedeutende Investition ist. Überlegen Sie, wie sich dieses Projekt in andere Projekte einfügen wird. Wird es ein hundertprozentiges Engagement erfordern, oder können Sie Ihr Risiko verteilen, indem Sie zusätzliche Arbeit übernehmen? Wird ein erfolgreicher Abschluss mehr und bessere Projekte in der Zukunft anziehen? Wird die aufgebrachte Zeit ausreichend bezahlt? Wie lauten die Zahlungsbedingungen?

Wenn das Projekt einen persönlichen Kontakt und Arbeit vor Ort erfordert, insbesondere wenn es sich um ein Projekt außerhalb der Stadt handelt, müssen Sie Zeit und Reisekosten einkalkulieren und dies gegen die Möglichkeit abwägen, andere Projekte zu akzeptieren.

Nicht jedes Projekt ist es wert, unternommen zu werden. Fragen Sie sich, ob Sie Ihre Zeit, Ihr Geld und Ihr Fachwissen in dieses Projekt investieren wollen.

"Lasst unsere Besorgnis über den Fortschritt zum Vorausdenken und Planen werden." - Winston Churchill

Verstehen Sie die Ziele, Zielsetzungen und den Umfang

Es ist nicht immer einfach, ein Projekt zu definieren, bevor man damit beginnt. Möglicherweise haben Sie es mit vagen Wünschen, Sehnsüchten und Bedürfnissen zu tun, die manchmal von verschiedenen Interessengruppen mit ihren eigenen Stilen und Prioritäten vertreten werden. Das bedeutet, dass es entscheidend ist, dem Kunden spezifische Fragen zu den Ergebnissen zu stellen.

F3: Was sind die Ziele des Projekts?

Ziele sind Aussagen auf hohem Level, die dem, was das Projekt zu erreichen versucht, einen Kontext geben. Sie beschreiben was der Kunde als Ergebnis will. Beispiele können sein:

  • Wachsende internationale Markenbekanntheit
  • Workflows schneller, einfacher und effizienter gestalten
  • Entwicklung einer bedarfsgesteuerten Lieferkette

Zielsetzungen sind Aussagen auf niedrigerer Ebene, die beschreiben wie die Ziele durch spezifische, greifbare Produkte, Schritte oder Ergebnisse erreicht werden sollen.

Manchmal gibt Ihnen Ihr Kunde das Ziel vor, und Sie müssen die Zielsetzungen ausarbeiten. Oder der Kunde gibt die Zielsetzung vor - ein Stück Software, einen Bericht oder einen geänderten Geschäftsprozess. Ihre Rolle besteht darin, eine Reihe von Warum Fragen zu stellen, um herauszufinden, was der Kunde will.

Die Antworten werden die Struktur Ihres Projekts und die Entscheidungen, die Sie auf dem Weg dorthin treffen, leiten.

F4: Welchen Umfang hat das Projekt?

Der Umfang beantwortet die Frage: "Wie viel wollen Sie?"

Der Produktumfang beschreibt, wie das Endprodukt oder die Dienstleistung aussehen soll. Der Projektumfang bezieht sich auf die Arbeit, die zur Lieferung des Endprodukts erforderlich ist. Er umfasst die zu liefernden Ergebnisse, Termine und Meilensteine. Er beschreibt auch, was nicht abgedeckt ist.

Ein Scope Creep kann sowohl für das Produkt als auch für das Projekt auftreten. Kleine Änderungen auf dem Weg dorthin können zu erheblichem Zeit- und Kostendruck führen. Um dies zu vermeiden, betrachten Sie die Randfälle Ihres Projekts und schließen Sie diese ausdrücklich aus. Wenn Sie z.B. eine Web-Content-Strategie erstellen sollen, schließen Sie die Entwicklung der Inhalte selbst aus. Wenn der Kunde dann sagt: "Könnten Sie währenddessen einfach ....?", können Sie legitim auf die Ausschlüsse hinweisen und sagen, dass Sie nicht dazu verpflichtet werden können. Oder Sie können dem zustimmen, aber andere Zeitpläne oder Kosten aushandeln.

F5: Wie wird der Erfolg gemessen?

Wie werden Sie beurteilt? Nach der Qualität der fertigen Arbeit, den Kosten oder der Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird? Im Allgemeinen wollen die Kunden alle drei Kriterien erfüllen, und Sie müssen in jedes dieser Kriterien genügend Sicherheitsvorkehrungen einbauen, um das Risiko in Ihrem Projekt zu mindern.

Identifizieren Sie, wer der Kunde ist

Die besten freiberuflichen Berater wissen, wie sie mit ihren Kunden umgehen müssen. Sie kennen die entscheidenden Personen und bauen Schritte in ihre Projektpläne ein, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Hier sind einige Fragen, die sie sich stellen sollten.

F6: Wer sind die Hauptkunden, und wie werde ich mit ihnen interagieren?

Alle Berater haben die Erfahrung gemacht, mit jemandem zusammenzuarbeiten, von dem sie glauben, dass er das Projekt leitet, nur um dann festzustellen, dass zahlreiche andere ihre Meinung sagen und Antworten auf Rückmeldungen oder Anfragen erwarten.

Bereits zu Beginn die Linien der Autorität, Entscheidungsfindung, Zusammenarbeit und Berichterstattung festzulegen, wird später viele Kopfschmerzen ersparen. Fragen Sie:

  • Wer ist der Eigentümer des Projekts?
  • Wessen Meinung ist wirklich wichtig?
  • Wer ist der Hauptansprechpartner? Wie sieht der Kommunikationsplan aus, und gibt es eine bevorzugte Methode?

Auf dem Markt für Online-Beratung ist dies besonders heikel. Bei freiberuflichen Beratungsprojekten, auf die über Beratungsplattformen zugegriffen wird, sind die Kundenorganisationen oft nur minimal exponiert. Freiberufler sollten besonders darauf achten, Rollen und Autoritätsebenen zu klären.

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F7: Wer sind die Hauptentscheidungsträger und wie werde ich mit ihnen interagieren?

Manchmal wurde die Autorität an die Person delegiert, der Sie Bericht erstatten. Aber allzu oft wird Ihr Projekt aufgehalten, während Sie auf Genehmigungen oder Entscheidungen von irgendwo ganz oben in der Organisation warten. Versuchen Sie, in Ihren Projektplan regelmäßige Präsentationen oder Möglichkeiten zur direkten Rückmeldung an die Entscheidungsträger einzubauen. Oder bauen Sie Zeit- und Kostenkontingente ein, um Verzögerungen zu vermeiden. Können Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungen nicht unangemessen verzögert werden?

Das war für mich ein K.o.-Kriterium in meiner Beraterlaufbahn. Nachdem ich die Lektion mehrmals aus bitterer Erfahrung gelernt habe, würde ich lieber von einem Projekt weggehen, als zu versuchen, es ohne Zugang zu den richtigen Ebenen durchzuführen.

F8: Wer sind die Informationsregulatoren?

Es ist so leicht, die Informationsregulatoren in der Organisation zu übersehen. Das sind oft Nachwuchskräfte, die Ihnen den Zugang zu Menschen und Informationen erleichtern oder Ihnen das Leben ziemlich schwer machen können. Deshalb ist es schon zu Beginn eines Projekts sinnvoll, sich nach den persönlichen Assistenten, Kreditorensachbearbeitern, Verwaltungsmitarbeitern und sogar nach dem Sicherheitspersonal zu erkundigen, deren Namen und Kontaktdaten Sie kennen sollten.

Was könnte schiefgehen?

Wenn man am Anfang ehrlich und mit klaren Augen über das Problempotenzial spricht, ist das eine gute Möglichkeit, das Risiko zu mindern.

F9: Was könnte im Weg stehen?

Diese Frage zwingt sowohl Sie als auch den Kunden, mögliche Hürden und Hindernisse in Betracht zu ziehen. Manchmal gibt es konkurrierende Prioritäten und interne Kalender. Können Sie Ihr Projekt so durchführen, dass wichtige interne Termine eingehalten werden - eine Produkteinführung, eine Aktionärsversammlung, eine Budgetbeschränkung? Vielleicht gibt es organisatorische Regelungen, die Sie kennen sollten. Vielleicht macht eine Geschichte früherer Misserfolge die Mitarbeiter misstrauisch gegenüber einer weiteren Intervention.

F10: Hat die Organisation schon einmal ein Projekt wie dieses durchgeführt?

Wenn das der Fall ist, könnten sie einige Erkenntnisse darüber austauschen, wie das laufende Projekt reibungsloser ablaufen kann. Sie könnten auch hervorheben, was nicht funktioniert hat und warum. So können Sie einen Prozess vorbereiten, der für sie funktionieren wird.

Ein Projekt auf dem rechten Fuß starten

Freelance-Beratungsprojekte werden nie perfekt sein. Beratung ist keine exakte Wissenschaft. Aber vorab die richtigen, beunruhigenden Fragen zu stellen, bevor Sie beginnen, kann Sie zweifellos auf den richtigen Weg bringen. Als Motivationsredner sagt der Autor und Berater Denis Waitley: "Erwarten Sie das Beste, planen Sie für das Schlimmste, und bereiten Sie sich darauf vor, überrascht zu werden."

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