Was machen Berater für Projektmanagement Office (PMO)?
Die Rolle des Beraters für Projektmanagement Office umfasst Aspekte der Projektplanung, -organisation, -personalbesetzung und -leitung, welche die Produktivität maximieren und Fehleranfälligkeiten minimieren.
PMO-Experten entwickeln Standardmethoden zur Durchführung von Aufgaben und Projekten, damit diese perfektioniert und wiederholt werden können. Dies verringert die Fehleranfälligkeit und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Sie tragen ebenso dazu bei, Teams in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen. Dieses Ziel kann erreicht werden, indem Berater für PMO Prozesse rationalisieren, Schulungen am Arbeitsplatz anbieten und die Arbeit ihrer Mitarbeiter beaufsichtigen, um Qualität und Pünktlichkeit zu gewährleisten.
Schließlich berichten Spezialisten dem oberen Management über den Gesamtfortschritt des Projekts und geben den Mitarbeitern den detaillierten Einblick, der für eine effektive Entscheidungsfindung im Unternehmen erforderlich ist.
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Warum Berater für Projektmanagement Office (PMO) gefragt sind?
Während sich normale Projektmanager auf die Verwaltung der täglichen Aktivitäten des Teams konzentrieren, agieren die Berater für PMO mit einer breiter gefächerten Übersicht und erstellen den Rahmen, von dem aus jeder innerhalb des Teams arbeitet und seine einzelnen Teams verwaltet.
Es gibt viele verschiedene Ebenen, auf denen ein PMO arbeiten kann:
- Unternehmensebene: Projekte und Programme mit der Unternehmensvision und -strategie in Einklang zu halten, dem CEO Bericht zu erstatten und Autorität in der taktischen Entscheidungsfindung über alle Projekte hinweg auszuüben.
- Abteilungsebene: Unterstützung von Projekten in einem bestimmten Geschäftszweig innerhalb der Firma. Zu den Aufgaben gehören Teamtraining, Ressourcenbudgetierung und Programmorchestrierung.
- Projektebene: Unterstützung für ein einzelnes Projekt oder eine Promotion, wenn administrative Unterstützung, Überwachung und Berichterstattung erforderlich ist.
- Projekt Management Center of Excellence: In dieser einzigartigen Rolle wird das PMO Standards und Verfahren für alle unteren Projektmanager sowie die Methoden und Werkzeuge definieren, die sie und ihre Teams unterstützen können.
Ohne die übergreifende, hochrangige Unterstützung durch die Berater für PMO können wertvolle Einblicke in die einheitliche Wirksamkeit Ihres Unternehmens übersehen werden. Ab einem bestimmten Punkt wird es schwierig, Bereiche zu bestimmen, die Projekte, Initiativen und Programme möglicherweise belasten und sie davon abhalten, ihre Ziele zu erreichen.
Hier sind nur einige der Hauptgründe, warum Sie für Ihren Geschäftserfolg einen PMO-Experten wählen sollten:
Governance
Berater für PMO legen Best Practices für jeden Teil Ihres Unternehmens fest, indem sie standardisierte Methoden entwickeln, Arbeitsabläufe rationalisieren und eine größere Effizienz und Genauigkeit ermöglichen. Der gewählte Spezialist stellt auch einen organisatorischen Rahmen zur Verfügung, sodass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten innerhalb der Unternehmenshierarchie und den Umfang der individuellen Entscheidungskompetenz kennt.
Reporting
PMO-Experten fungieren als Bindeglied zwischen den verschiedenen Teilen einer Organisation, von Führungskräften der C-Ebene bis hin zu Abteilungsleitern und ihren jeweiligen Projektmanagern. Sie stellen sicher, dass alle Parteien dort, wo es nötig ist, Sichtbarkeit haben, sodass gefährdete Projekte identifiziert und verbessert werden. Auf diese Weise bleiben alle auf gemeinsame Ziele ausgerichtet, damit die Organisation weiter vorankommen kann.
Produktivität
Berater für PMO können Zeitverluste minimieren, indem sie abteilungsübergreifende Abhängigkeiten verwalten und wiederholende Aufgaben standardisieren. Sie sind dafür verantwortlich, dass andere Abteilungen informiert werden, wenn Effizienzsteigerungen erzielt werden, damit sie diese einheitlich umsetzen und Abteilungen optimieren können.
Unterstützung
Da der Berater oft derjenige ist, der die Einhaltung der Methoden des Projektmanagements im gesamten Unternehmen begutachtet, wird es auch an ihm liegen, die Abteilungsleiter in der Umsetzung der Methoden zu schulen. Sie betreuen und coachen Projektleiter und andere Teamleiter als Mentoren, sodass sie neu erlernte Praktiken auch in der Zukunft erfolgreich umsetzen können.
Strategische Planung
Schließlich werden PMO-Experten gemeinsam mit der Führungsebene Projektpläne auf der Grundlage langfristiger Ziele priorisieren und diese Pläne mit konkreten Rollen, Zielen, Aufgaben und Meilensteinen umsetzen. Häufig beinhaltet dies die Verwendung von Projektmanagement Tools wie Tabellenkalkulationen, Gantt Charts oder Kanban-Tafeln.
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Tipps bei der Auswahl der richtigen Berater für Projektmanagement Office (PMO)
Der erste Schritt bei der Einstellung von Beratern für PMO besteht darin, festzustellen, wo innerhalb Ihrer Unternehmenshierarchie eine Expertenmeinung benötigt wird. Es gibt viele Arten von PMO Spezialisierungen, die auf verschiedene Arten von Bedürfnissen eingehen, sei es auf Unternehmensebene, auf Abteilungsebene oder auf Projektebene.
Darüber hinaus müssen Sie klar definierte kurz- und langfristige Ziele für Ihren Berater im Projektmanagement Office sowie die Verpflichtung aller Manager haben, zusammen mit dem PMO-Experten zu arbeiten.
Abgesehen davon sind hier einige Schlüsselqualifikationen aufgeführt, nach denen man bei der Einstellung eines Beraters für PMO Ausschau halten sollte.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten: Berater für PMO müssen in der Lage sein, während des gesamten Projekts effektiv und konsistent zu kommunizieren. Es ist wichtig, dass sie in der Lage sind, auf Herausforderungen einzugehen, Vorschläge zu machen und bei Bedarf schnell zu handeln. Dazu gehört auch das Delegieren und Ausüben von Autorität, um Projekte in die richtige Richtung zu lenken.
- Detailorientierung und starke Organisationsfähigkeit: Es versteht sich von selbst, dass die Rolle eines Spezialisten zahlreiche bewegliche Teile hat, die berücksichtigt werden müssen. Während diese Fähigkeiten für viele Rollen gut sind, sind sie für PMO-Experten von entscheidender Bedeutung, da sie mehrere Projekte jonglieren und Berichte effektiv leiten müssen.
- Projektmanagement Tool Skill Set: Im Endeffekt sind Tools notwendig, um Unternehmen erfolgreich zu skalieren und Aufgaben zu automatisieren. Daher sollte der Berater für PMO über fundierte Kenntnisse von Management Tools verfügen, die Ihr Unternehmen verwendet.
Nach der Wahl des richtigen Spezialisten für Projektmanagement besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass die Erwartungen gesetzt werden und dass es auch einen Weg gibt, sie zu messen. Hier finden Sie einige wichtige Leistungsindikatoren, die Sie bei der Festlegung eines Erfolgspfads für Ihren neuen Berater verwenden sollten:
- Vergleichen Sie die Anzahl der abgeschlossenen Projekte unter dem Budget mit denen, die das Budget überschritten haben. Die ordnungsgemäße Verwendung finanzieller Ressourcen ist eine der kritischsten Erfolgskennzahlen für PMO-Experten.
- Messen Sie die Anzahl der unter Aufsicht des Beraters für PMO erfolgreich abgeschlossenen Projekte im Vergleich zu denjenigen, die über die Frist hinaus abgeschlossen wurden oder unvollständig blieben.
- Überprüfen Sie den Return of Investment für Projekte, die vom Strategen verwaltet wurden. Dies ist nicht nur ein Maß für Erfolg, sondern wird auch das aktuelle Projektmanagement validieren oder widerlegen.
- Analyse der Ressourcenzuweisung für Projekte. Wurden die richtigen Ressourcen für Projekte zugewiesen? Gab es Bereiche, in denen es einen Überfluss oder einen Mangel an Ressourcen gab, wo es nicht hätte sein sollen?
- Sammeln Sie Feedback von Projektteams, um festzustellen, ob der Berater für PMO während der Projekte unterstützend tätig war. Hat er für eine angemessene Schulung und Betreuung gesorgt?
Schlussfolgerung
Der Berater für PMO steht im Zentrum jedes Projekts und stellt sicher, dass die besten Methoden eingeführt und umgesetzt werden. Er sichert ebenso, dass diese Standards, Richtlinien und Methoden korrekt angewendet werden und dass die Führungskräfte die Sichtbarkeit und Kontrolle erhalten, die sie benötigen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
