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Élargissez vos horizons - 5 outils que tout consultant indépendant en management devrait connaître

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Date de publication :
juillet 12, 2021
Temps de lecture :
11 minutes
Bernadette Geyer
Bernadette aime travailler avec des entreprises innovantes pour les aider à communiquer leur message à une audience large. Elle est aussi une fan inconditionnelle de hockey sur glace et une jardinière de balcon expérimentée.

En tant que consultant en management indépendant, vous n’êtes pas seulement responsable des projets des clients, vous êtes également responsable de la gestion de votre business : le networking pour trouver des clients, le suivi de toutes les propositions que vous avez en suspens, et la gestion de votre temps passé sur les projets actifs actuels.

Les meilleurs consultants freelance ont appris à utiliser une variété d’outils pour les aider à jongler avec leurs projets, en plus de travailler sur le networking et le marketing dont ils ont besoin pour s’assurer de récupérer des projets. Vous avez déjà rencontré un consultant indépendant qui aime les grandes phases de creux ? Je ne crois pas.

Lors de votre recherche d’outils de consulting pour vous aider à rester efficace dans toutes les choses que vous devez faire, ne partez pas nécessairement sur les plus gros et les meilleurs qui soient sur le marché. Recherchez des logiciels, des produits et des outils conçus pour les petites équipes ou les particuliers.

Voici cinq outils très utiles avec lesquels vous devriez vous familiariser si vous voulez devenir un consultant en management freelance de haut niveau.

Systèmes de gestion de la relation client (CRM)

L’ère du Rolodex s’est terminé il y a des décennies. Mais que faire alors de toutes ces cartes de visite que vous récupérez lors d’événements de networking ? Il existe des applications qui numérisent les cartes de visite et les ajoutent pour vous dans un tableur ou une base de données. Les meilleurs scanners de cartes peuvent même s’intégrer à un système de gestion de la relation client (Customer Relation Management, CRM).

Les consultants indépendants travaillent souvent sur des projets par le biais de plateformes de conseil en ligne, et ils font également appel à leurs réseaux pour trouver de nouveaux clients. Cependant, il faut généralement plus d’un email ou appel pour transformer un nouveau contact en client. Vous avez besoin d’un moyen de suivre l’historique de vos communications avec les personnes de votre réseau. C’est là que le système de CRM s’avère utile.

Les systèmes de CRM sont très utiles pour les consultants qui veulent pouvoir rechercher facilement leurs contacts par une variété d’options : avec leur nom, société ou poste. De nombreux systèmes vous permettront également de suivre l’historique de vos communications avec un individu, de sorte que vous pouvez voir la dernière fois que vous avez parlé à la personne, de quoi vous avez discuté, et tout travail antérieur que vous avez fait pour elle. Certains systèmes vous permettront également de marquer le « stade du cycle de vie » d’un contact, afin que vous puissiez facilement filtrer les contacts selon qu’ils sont des leads, des clients, ou bien s’ils vous servent d’évangéliste.

Les exemples de systèmes de CRM comprennent Salesforce Sales Cloud, Hubspot CRM, Bitrix24 et Apptivo.

« La “gestion du temps” est en réalité un terme mal choisi : le défi n’est pas de gérer le temps, mais de nous gérer nous-mêmes. » — Stephen Covey

Logiciels de gestion d’appel d’offres (RFP)

Pour garder un flux régulier de projets, les meilleurs consultants en management s’assurent toujours qu’ils ont des offres à portée de main. Si vous n’utilisez pas une plateforme de consulting en ligne pour trouver des clients, vous voudrez examiner un logiciel de gestion d’appel d’offres (Request For Proposal, RFP) pour vous aider à garder une trace du moment et de l’endroit où vous avez envoyé des offres à des prospects.

Un logiciel de gestion d’appel d’offres est également précieux pour réduire la quantité d’efforts que vous devez fournir pour répondre aux demandes. Des modèles de proposition réutilisables et personnalisables vous aideront à passer plus de temps à faire du travail facturable sur des projets et moins de temps à faire des heures non facturables sur des offres. Certains fournisseurs de logiciels vous permettent également de suivre l’ouverture des offres et de recevoir des rappels sur celles qui n’ont pas été ouvertes.

Quelques exemples de fournisseurs de logiciels de gestion d’appel d’offres : Nusii, Proposify, Quilr, et ClientPoint.

Logiciels de gestion de ressources digitales (DAM)

Lorsque vous travaillez sur des projets de gestion, vous devez partager de nombreuses données, ainsi que des fichiers, des images, des graphiques et des feuilles de calcul. Pour vous assurer que vous et vos coéquipiers ou clients avez un accès facile à toutes les ressources nécessaires, vous devez être à l’aise avec les plateformes basées sur le cloud qui vous permettent de partager des informations.

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Les logiciels de gestion des ressources digitales (Digital Asset Management, DAM) sont utiles pour cataloguer et organiser des éléments tels que des photos, des graphiques et des vidéos, en particulier si vous travaillez en équipe sur un projet plus important. Le graphiste d’une entreprise ne voudra pas que cinq personnes différentes lui demandent la même image au cours d’une semaine. Un système de DAM bien organisé réduit le temps passé à chercher une image pour un rapport, une présentation, un post sur les réseaux sociaux ou un pitch deck. Ces systèmes vous permettront également de décider qui a accès à tel ou tel élément.

Les meilleurs consultants en management freelance ont généralement de l’expérience dans le partage de fichiers simples, comme des documents et feuilles de calcul, en utilisant une variété de services basés sur le cloud. Ces types de services vous permettent, à vous et à vos collaborateurs de projet, d’éviter de perdre du temps à rechercher des emails, Slack, WhatsApp et d’autres canaux pour trouver des pièces jointes de fichiers importants.

Des exemples de fournisseurs de solutions de DAM : Canto, Filecamp, Brandmaster, et TACTIC.

Des exemples d’outils de partage de fichiers basés sur le cloud : Dropbox, GoogleDrive, Microsoft OneDrive et IDrive.

Outils de gestion du temps

Tout le monde dispose des mêmes 24 heures dans une journée. Les meilleurs consultants en management indépendants sont capables de gérer leur temps de manière judicieuse. Il existe de nombreux outils et techniques que les consultants peuvent utiliser pour tirer le meilleur parti du temps dont ils disposent.

Des techniques comme le « Time Blocking » et le « Pomodoro » permettent à un consultant de se concentrer pendant une période de temps spécifique, puis de faire une courte pause pour se lever ou se promener afin de faire à nouveau circuler le sang. Le time blocking signifie que l’on se concentre sur une seule tâche ou un seul projet pendant un laps de temps déterminé et que l’on fait abstraction de toute distraction. Dans la technique Pomodoro, vous vous concentrez sur une activité donnée pendant 25 minutes, puis vous faites une pause de 5 minutes, en utilisant un minuteur pour vous avertir lorsque votre temps est écoulé. Vous pouvez soit changer d’activité, soit revenir à la même activité après la pause de 5 minutes.

Si vous avez essayé l’une ou l’autre des techniques ci-dessus et que vous vous trouvez encore distrait, il existe des applis pour vous aider un peu plus. Par exemple, certaines applications bloqueront votre accès aux sites web susceptibles de vous distraire, tandis que d’autres diffusent de la musique spécifiquement conçue pour vous aider à être plus concentré.

Des exemples d’applications de gestion du temps utiles : Cold Turkey, Hocus Focus, RescueTime et Brain.FM.

Outils de suivi de gestion de projet

Il existe des tas d’outils de suivi de gestion de projet sur le marché, et de nombreuses entreprises vont en expérimenter plusieurs avant de se fixer sur celui qui offre les fonctionnalités dont elles ont besoin ou envie. Certains consultants sont complètement dévoués à un outil particulier, tandis que d’autres passeront de l’un à l’autre, en fonction du client avec lequel ils travaillent à un moment donné.

Les outils de gestion de projet sont parfaits pour les équipes afin de garder une trace de toutes les tâches nécessaires à un projet donné, des personnes affectées à cette tâche, de la date d’échéance et du statut de la tâche. Certains outils offrent une vue chronologique, de sorte que vous pouvez voir en un coup d’œil qui travaille sur telle ou telle tâche au cours d’une semaine donnée, ou quelles sont les tâches dont la date limite approche. Ces outils permettent également de transférer facilement des tâches entre les membres de l’équipe de projet.

Si vous voulez trouver du travail en tant que freelance de haut niveau, vous devez vous assurer d’être familier avec certains des outils de suivi de gestion de projet les plus courants, tels que : Asana, Trello, Todoist et Jira.

Remplissez votre boîte à outils

Il y a un dicton qui dit : « Quand votre seul outil est un marteau, tous les problèmes finissent par ressembler à un clou. » Malheureusement, en tant que consultant freelance, vous devez avoir plus d’un outil dans votre boîte lorsque vous vous attaquez aux projets de vos clients. Les types d’outils listés ci-dessus vous aideront à avancer dans votre carrière de consulting.

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