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Ist ein Projektmanagement-Berater die Kosten wert? (Nutzen Sie diese 5 KPIs, um es zu erkennen)

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Veröffentlicht am:
Juli 15, 2021
Lesezeit:
4 minutes
Leo Saini
Ein versierter Copywriter, der viel Geld in Restaurants lässt und es später bereut.

So, Sie denken darüber nach, einen Projektmanagement-Berater zu engagieren. Aber fragen sich, ob diese auch ihr Geld wert sind?

Es kann manchmal eine Herausforderung sein, den Wert und die Relevanz eines Projektmanagement-Beraters zu messen. Vor allem, weil man sowohl seine Hard Skills als auch seine Soft Skills messen muss, um seine Kompetenz genau zu beurteilen.

In diesem Artikel werden wir die 5 wichtigen KPIs für Projektmanager, insbesondere für solche, die als unabhängige Projektmanagement-Berater arbeiten, die Sie zur Beurteilung heranziehen können.

1. Budget

Dies ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Kennzahlen für den Erfolg des Projektmanagements. Wenn es um KPIs für Projektmanager geht, sind Unternehmen sehr scharf auf die Budget-Seite der Dinge, was naheliegend ist, weil die zusätzliche Zahlung aus dem Konto des Unternehmens kommen wird. Ein geschickter Projektmanager kann das Projekt nicht nur innerhalb des vereinbarten Budgetrahmens abschließen, sondern manchmal auch zu geringeren Kosten.

Ein etwas unerfahrener Projektmanager hingegen kann das Projektbudget bis in einen überschaubaren Bereich erhöhen, zum Beispiel um etwa 10 % mehr als erwartet. Und Sie sollten wissen, dass ein Projektmanager völlig inkompetent ist, wenn das Budget weit über das hinausgeht, was vorher erwartet wurde.

Bei der Messung dieses KPIs müssen Sie allerdings wissen, dass ein Projektmanager nur für die operativen Kosten eines Projekts verantwortlich ist. Wenn zum Beispiel das Marketingbudget aus bestimmten Gründen erhöht wird, dann hat der Projektleiter höchstwahrscheinlich nichts damit zu tun.

"Bei der Budgetierung gibt es nur eine Regel: Überschreiten Sie nicht das Budget." - Leslie Tayne

2. Rechtzeitige Fertigstellung

"Ich warte gerne, und es macht mir nichts aus, wenn Projekte nicht pünktlich fertig werden", hat noch keine Führungskraft gesagt. Im Laufe der Zeit und mit neuen Innovationen im Bereich Projektmanagement werden auch neue KPIs für Projektmanager entstehen. Der termingerechte Abschluss eines Projekts ist jedoch eine jener Kennzahlen für den Projektmanagement-Erfolg, die immer bleiben wird. Und diese Metrik ist sehr einfach zu messen: Wenn das Projekt vor der Zeit fertiggestellt wird, dann bedeutet das, dass der Projektmanager hochkompetent ist; wenn es rechtzeitig fertiggestellt wird, haben Sie den richtigen Kandidaten ausgewählt; und wenn die Fertigstellung viel länger dauert als geplant, dann wissen Sie, dass der Projektmanager, den Sie eingestellt haben, nicht die beste Wahl für den Job war.

Verspätete Projektabschlüsse sind nicht nur frustrierend, sondern können auch kostspielig sein. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise den Mietvertrag für ein Büro verlängern oder Aushilfskräfte länger an Bord behalten, was zu einer Erhöhung der Gesamtkosten beitragen kann. Darüber hinaus kann auch eine Strafe für verspätete Lieferung anfallen, wenn das Produkt nicht rechtzeitig geliefert wird. Langer Rede kurzer Sinn: Projektverzögerungen reißen Löcher in Ihre Taschen. Deshalb ist es wichtig, nur die besten Projektmanagement-Berater zu engagieren.

3. Risikominderung

Wie misst man den Erfolg eines Projekts, das viele Risiken beinhaltet? Indem man einfach die Risikobereitschaft des Projektmanagers misst. Risikominderung ist ein Prozess, bei dem eine Liste potenzieller Risiken erstellt wird, zusammen mit den Maßnahmen, die ergriffen werden können, um jedes der Risiken zu mindern oder zu beseitigen. Oftmals bekommen selbst die besten Manager kein Lob für einen guten Umgang mit Risiken, weil sie Risiken von vornherein vermeiden und den ganzen Prozess als wirklich reibungslos erscheinen lassen. Was die meisten Führungskräfte jedoch nicht sehen, ist, dass der Projektmanager wirklich hart daran gearbeitet hat, eine robuste Strategie zur Risikominderung zu entwickeln.

Findungsprozesse für die besten Berater, Ist ein Projektmanagement-Berater die Kosten wert? (Nutzen Sie diese 5 KPIs, um es zu erkennen)

4. Proaktive Kommunikation

Effizienz in der Kommunikation ist einer der wichtigsten KPIs für Projektmanager, denn Kommunikation ist ein großer Teil ihres Jobs. Ein Projektmanager mag zum Beispiel keine Ahnung von Grafikdesign oder Webentwicklung haben, aber der Erfolg des Projekts wird davon abhängen, wie effizient ein Projektmanager mit den Grafikdesignern und Webentwicklern im Team kommuniziert. Umgekehrt wird ein Projektmanager, der in einem stillen Kämmerlein arbeitet und sich kaum mit dem Team auseinandersetzt, das Projekt womöglich nicht pünktlich abliefern können.

Wie kann man also den Erfolg eines Projekts messen, das proaktive Kommunikation erfordert? Nun, das ist eine schwer zu messende Kennzahl, und Sie müssen mit anderen Teammitgliedern sprechen und deren Feedback einholen. Wenn ein Projektmanager aktiv mit allen Abteilungen spricht, und alle Abteilungen auch mit dem Projektmanager kommunizieren, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass der Manager in der Kommunikation geschickt ist. Wenn er/sie sich jedoch nur selten mit anderen Abteilungen austauscht, dann muss er/sie an seiner Kommunikationsfähigkeitenarbeiten.

5. Prozesseffizienz

Die meisten Teammitglieder auf einer Junior- oder Zwischenebene würden die Prozesse eines Unternehmens nie in Frage stellen oder herausfordern - selbst wenn das Unternehmen eine offene Kultur hat, in der Vorschläge aller Mitarbeiter geschätzt werden. Warum eigentlich? Weil es nicht ihre Aufgabe ist, Prozesse zu erstellen. Der Projektmanager sollte Prozesse kontinuierlich überprüfen und sicherstellen, dass er die besten Prozesse einsetzt, um maximale Produktivität zu gewährleisten. Wenn Sie also KPIs für Projektmanager festlegen, um ihre Kompetenz zu messen, müssen Sie berücksichtigen, wie viel Aufwand sie in die Optimierung von Prozessen stecken.

Wenn ein Projektmanager aktiv daran arbeitet, neue Prozesse zu schaffen und die alten zu verfeinern, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass er seine Arbeit wirklich mit Leidenschaft macht. Wenn sich ein Projektmanager aber nie darum bemüht, die Effizienz von Prozessen zu steigern, dann kann das zu Chaos, Verwirrung und Burnout führen.

So, wie findet man die besten und kompetentesten Projektmanagement-Berater?

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