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Wie Sie als selbständiger Berater in Deutschland Ihrem Kunden die Reisekosten in Rechnung stellen

Blog Kategorie:
Veröffentlicht am:
Juli 29, 2021
Lesezeit:
8 minutes

Was geht ab, freelance-Berater?

Haben Sie sich jemals gefragt, ob Sie Ihre Reisekosten Ihrem Kunden verrechnen können? Und wenn ja, wie können Sie es richtig machen? Und wissen Sie, wie Sie die richtige Mehrwertsteuer berechnen können?

Wow! So viele Fragen, oder? Das liegt daran, dass das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) sowohl für neue als auch für erfahrene Freiberufler ein verwirrendes Thema sein kann. Selbst wenn Sie den juristischen Fachjargon im amtlichen Leitfaden lesen, haben Sie am Ende vielleicht mehr Fragen als Antworten.

In diesem Artikel werden wir besprechen, wie freiberufliche Berater in Deutschland Reisekosten in ihren Rechnungen an Kunden geltend machen können. Denn wenn Sie das nicht richtig machen, können Sie später Probleme mit dem Finanzamt haben - etwas, das Sie auf keinen Fall wollen.

Dennoch ein freundlicher Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung, und Sie sollten immer den Rat eines Anwalts, Steuerexperten oder Buchhalters einholen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Die Informationen in diesem Artikel sind jedoch leichter zu verstehen und werden Ihnen den Einstieg erleichtern.

Fangen wir also ohne Weiteres an.

Glossar mit den wichtigsten Begriffen

  • Bruttopreis: Preis inklusive Mehrwertsteuer
  • Nettopreis: Preis ohne Mehrwertsteuer
  • Steuerbetrag: Anteil der Mehrwertsteuer
  • Steuersatz: Prozentsatz, zu dem die Steuer berechnet wird

Der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer besteht darin, dass es sich bei beiden um Umsatzsteuern handelt, die jedoch unterschiedlich verwendet werden. Die Steuer für Verbrauchsgüter ist die MwSt., während die Umsatzsteuer die Steuer ist, die von Unternehmen verwendet wird.

Was ist die Mehrwertsteuer für Freiberufler in Deutschland?

Grundsätzlich wird die Mehrwertsteuer auf die Wertschöpfung eines Produkts oder einer Dienstleistung entlang der gesamten Wertschöpfungskette erhoben.

Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie als Freiberufler in Deutschland ansässig und mehrwertsteuerpflichtig sind und einen Kunden in Deutschland haben, die Mehrwertsteuer am Verkaufsort der Dienstleistung einziehen müssen, d.h. Sie müssen diese an Consultport in Rechnung stellen, wenn Sie als freiberuflicher Berater mit uns zusammenarbeiten. Nachdem Sie die Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt haben, sollten Sie daran denken, dass Sie sie nicht behalten dürfen. Sie müssen die Mehrwertsteuer zum richtigen Zeitpunkt an Ihr örtliches Finanzamt entrichten.

Der an das Finanzamt gezahlte Betrag kann mit der Mehrwertsteuer verrechnet werden, die das Unternehmen (der Freiberufler) selbst bereits auf die Vorprodukte (d. h. etwaige Vorleistungen) gezahlt hat. Dies ist ein Vorsteuerabzug. Das Finanzamt berechnet die Differenz zwischen erhaltener und gezahlter Mehrwertsteuer.

Wie Sie rechtmäßig Reisekosten von einem Kunden einfordern können

Sie haben nicht das Recht, Ihrem Kunden die Reisekosten als solche in Rechnung zu stellen. Aber keine Sorge, dafür gibt es eine Lösung.

Sie können im Vertrag mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung treffen, die es Ihnen erlaubt, ihm die Reisekosten in Rechnung zu stellen. In den meisten Fällen und bei vorheriger Vereinbarung mit dem Kunden können Sie alle direkt anfallenden Reisekosten für das jeweilige Projekt in Rechnung stellen. Beispiele für solche Kosten sind Reise- und Flugkosten, wie Flug- oder Bahntickets, Taxi- oder Autoreisen, und Unterkunftskosten wie Hotel, Hostel, Airbnb usw.

, Wie Sie als selbständiger Berater in Deutschland Ihrem Kunden die Reisekosten in Rechnung stellen

Jetzt denken Sie vielleicht: „Wenn der Kunde zugestimmt hat, die Reisekosten während des Projekts zu übernehmen, wie stelle ich diese Kosten dann in Rechnung?"

Nun, in Ihrer Rechnung an den Kunden müssen Sie die Nettosumme dieser Ausgaben angeben. Außerdem berechnen Sie die Mehrwertsteuer anhand des Mehrwertsteuersatzes für die Hauptleistung, also die Beratung. In den meisten Fällen beträgt der Mehrwertsteuersatz hierfür 19 %.

Nach dem deutschen Steuerrecht müssen Nebenleistungen wie Reisekosten, dem Kunden zum gleichen Satz in Rechnung gestellt werden, wie die Hauptleistung (die Beratung) und wie bereits erwähnt, beträgt der Mehrwertsteuersatz dafür 19 %. Dies gilt selbst dann, wenn einige Ihrer Reisekosten ursprünglich mit einem anderen Mehrwertsteuersatz, z. B. mit 7 %, berechnet wurden.

Wenn Sie Reisekosten im Zusammenhang mit der Nutzung Ihres Autos abrechnen, können Sie nicht einfach die vollen Kosten für das Tanken des Autos in Rechnung stellen. Stattdessen müssen Sie sich auf eine Pendlerpauschale einigen, die im Jahr 2021 in der Regel bei 35 Cent pro Kilometer liegt. Auch dieser Betrag sollte vorher mit Ihrem Auftraggeber vertraglich vereinbart werden.

Beispiele

Betrachten wir nun ein praktisches Beispiel, damit Sie Ihre Steuerpflicht besser verstehen.

Hier ist ein Beispiel für Ihre ursprünglichen Reisekosten:

BezeichnungNettobetragUSt 7%Ust 19%Bruttobetrag
Flug von Berlin nach Frankfurt166,39€31,61€198,00€
Taxi vom Flughafen zum Hotel46,73€3,27€50,00€
Hotel Hilton (3 Übernachtungen vom 3.-5.Mai 2021)280,37€19,63€300,00€
Autofahrt bis zum Workshop (300km a 30ct)90,00€90,00€
Gesamtbetrag583,49€23,00€31,61€638,00€

Hier erfahren Sie, wie Sie dies Ihrem Kunden in Rechnung stellen können:

Wie Sie aus dem obigen Beispiel entnehmen können, haben Sie ursprünglich 7 % für einige dieser Ausgaben bezahlt.

Allerdings müssen Sie bei der Rechnungsstellung an Ihren Kunden das deutsche Steuerrecht beachten. Das bedeutet, dass Sie den Prozentsatz der Mehrwertsteuer, der auf Ihre Hauptleistung, d. h. die Beratungsleistung, erhoben wird, d. h. 19 %, addieren und diesen Satz auf Ihre Netto-Reisekosten anwenden müssen. Zur Veranschaulichung: Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten zehn Tage für einen Tagessatz von 500 €, dann beträgt Ihr Honorar für die Beratungsleistung 5.000 €, zu dem Sie die Netto-Reisekosten von 583,49 € addieren. Sie rechnen die 19 % Mehrwertsteuer hinzu und stellen Ihrem Kunden dann 6.644,35 € in Rechnung. Wenn Sie ein Beratungsprojekt über unsere Consultport-Plattform abwickeln, können Sie hierfür einfach unser Rechnungsstellungs-Tool verwenden, das die Berechnung automatisch vornimmt.

travel expense invoice example

Wie Sie die Belege für diese Reisekosten an Ihre Kunden weitergeben können

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir auf Consultport eine Vorlage für alle unsere selbständigen Berater erstellt. In dieser Vorlage können Sie Ihre zusätzlichen Ausgaben ganz einfach erfassen und Sie können unsere englische oder deutsche Template wählen.

Sie sollten dann eine PDF-Datei erstellen, die Ihre ausgefüllte Nebenkostentabelle und auch Kopien der Quittungen oder Rechnungen für diese Ausgaben enthält. Sie sollten immer alles in einer einzigen PDF-Datei an Ihren Kunden senden, beginnend mit der tabellarischen Übersicht über die Ausgaben, gefolgt von allen zugehörigen Belegen.

Fazit

Als freiberuflicher Berater müssen Sie wissen, wann und wie Sie Ihre Reisekosten Ihrem Kunden in Rechnung stellen können. Und denken Sie daran, dass Sie alle möglicherweise anfallenden Reisekosten im Voraus mit Ihrem Kunden vereinbaren müssen und dass Sie wissen müssen, ob Ihr Beratungshonorar Reisekosten beinhaltet oder nicht.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, wenn Sie sich das nächste Mal mit Ihren Reisekosten als selbständiger Berater befassen müssen.

Laden Sie unsere Ausgabenvorlage herunter, um diesen Prozess zu vereinfachen. Und lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben.

Bis dahin, auf Wiedersehen!