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Die Kunst, effektive Online-Kundenbesprechungen zu leiten

Blog Kategorie:
Veröffentlicht am:
Juli 21, 2021
Lesezeit:
8 minutes
Leo Saini
Ein versierter Copywriter, der viel Geld in Restaurants lässt und es später bereut.

Was halten Sie von Online-Meetings? Machen sie Sie nervös oder ängstlich? Oder haben Sie das Gefühl, dass Sie vielleicht nicht alles in der Zeit abdecken können?

Wenn Sie schon ein paar Meetings organisiert haben, wissen Sie vielleicht schon, dass sie nicht so einfach durchzuführen sind, wie es scheint, und dass einiges schiefgehen kann.

Bei Online-Meetings hingegen ist es sehr unwahrscheinlich, dass etwas schiefgeht, wenn Sie sich an ein paar Regeln halten.

In diesem Artikel werden wir vier Tipps besprechen, die Ihnen helfen, effektive Kundenmeetings zu organisieren und durchzuführen. Sie werden lernen, wie Sie Zoom-Meetings (oder jede andere Art von Online-Meeting) richtig nutzen.

Lassen Sie uns beginnen.

1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor

Effektive Kundenmeetings sollten NICHT zur vereinbarten Zeit beginnen, sondern ein paar Minuten vorher. Wenn das Meeting zum Beispiel für 9 Uhr morgens angesetzt ist, sollten Sie schon um 8:00 Uhr mit der Vorbereitung beginnen. Wie bereitet man sich also auf ein effektives Kundenmeeting vor?

  • Lesen Sie Ihre Notizen oder Präsentation noch einmal
  • Recherchieren Sie das Unternehmen Ihres Kunden und schauen Sie sich seine Social-Media-Profile an, um seine Persönlichkeit zu verstehen
  • Sprechen Sie 5 Minuten lang mit jemandem, um sich in einen sozialen Zustand zu versetzen
  • Essen Sie eine leichte Mahlzeit oder eine Tasse Kaffee, damit Sie die Energie haben, das Meeting effizient zu führen
  • Wenn es Menschen um Sie herum gibt, die nicht am Meeting teilnehmen, sagen Sie ihnen, dass sie für eine Zeit auf die eigene Lautstärke acht geben sollen
  • Wenn Sie sich nervös fühlen, atmen Sie tief durch, meditieren Sie oder hören Sie positive Musik bei geringer Lautstärke

Erinnern Sie sich daran, dass ein effektives Meeting schon vor der eigentlichen Startzeit beginnt. Vorbereitung und Voraussicht sind hier der Schlüssel. Es ist keine gute Idee, einfach die Webcam einzuschalten und ein Online-Kundenmeeting unvorbereitet zu beginnen.

Glück ist, wenn Gelegenheit auf Vorbereitung trifft, während Pech herrscht, wenn mangelnde Vorbereitung auf die Realität trifft. - Eliyahu Goldratt

2. Erstellen Sie eine effektive Meeting-Agenda

Um ein erfolgreiches Meeting zu gewährleisten, erstellen und versenden Sie eine detaillierte Agenda und teilen Sie diese den Teilnehmern lange vor dem Meeting-Termin mit. Das Erstellen einer effektiven Meeting-Agenda ist eine Kunst für sich. Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie bei der Erstellung einer Agenda beachten sollten:

  • Schreiben Sie die Zeit, das Datum, den Ort, den Namen des Organisators (hoffentlich sind das Sie) und die Namen der Teilnehmer
  • Erwähnen Sie, was Sie zum Meeting mitbringen sollen, und vergessen Sie nicht, anzukündigen, ob die Teilnehmer vor dem Meeting-Termin eine Aktion durchführen sollen, z. B. ein Unternehmensvideo ansehen oder eine Fallstudie lesen
  • Agenda-Details: Versuchen Sie, so viele Details wie möglich zu den Agenda-Themen hinzuzufügen. Anstatt also etwas in der Art von "Diskussion über die Marketingstrategie für ein neues Produkt" zu schreiben, sollten Sie folgendes schreiben: "Neue Marketingstrategie für [Produktname] zur Steigerung der Markenbekanntheit bei Millennials in London."
  • Zeit: Fügen Sie für jedes Thema in der Agenda ein Zeitlimit ein, um sicherzustellen, dass jedes Thema die richtige Menge an Aufmerksamkeit erhält.

Eine effektive Meeting-Agenda ermöglicht es sowohl Ihnen als auch den Teilnehmern, sich rechtzeitig auf das Meeting vorzubereiten, und dadurch wird das Meeting für alle gewinnbringend sein.

3. Effizientes Zeitmanagement

Effektive Kundenbesprechungen erfordern Beiträge von allen Teammitgliedern. Als Organisator liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass alle mitarbeiten und das Beste aus dem Meeting herausholen. Deshalb ist das Setzen und Einhalten von Zeitlimits so wichtig. Wie bereits erwähnt, ist es sehr empfehlenswert, ein Zeitlimit in die Tagesordnung aufzunehmen. Aber selbst wenn Sie die Zeitlimits für jedes Thema kristallklar innerhalb des Agenda-Dokuments selbst festlegen, können die Dinge immer noch außer Kontrolle geraten. So können Sie es jedoch bewältigen:

Wie man Zoom-Meetings nutzt, Die Kunst, effektive Online-Kundenbesprechungen zu leiten
  • Beginnen Sie das Meeting auf jeden Fall pünktlich. Wenn ein oder mehrere Teilnehmer noch auf ihr Erscheinen warten, können Sie die Punkte, die sie verpasst haben, später durch schriftliche Notizen besprechen.
  • Betonen Sie vor Beginn des Meetings, wie wichtig es ist, sich an die Zeitvorgaben für die einzelnen Themen zu halten
  • Geben Sie den Sprechern eine Vorwarnung, bevor ihr Zeitlimit abgelaufen ist. Wenn ein Teilnehmer zum Beispiel 30 Minuten über die neue Strategie zur Mitarbeiterbindung sprechen soll, lassen Sie ihn in der 20. Minute wissen, dass er nur noch 10 Minuten Zeit hat.

Die Quintessenz ist: Meetings, in denen sich die Teilnehmer nicht an die Zeitlimits halten, können ewig dauern und viel wertvolle Zeit verschwenden. Ganz zu schweigen davon, dass ein Thema durch ineffizientes Zeitmanagement möglicherweise wichtiger wird als andere. Um also effektive Kundenbesprechungen zu führen, müssen Sie Zeitlimits erstellen und einhalten.

4. Nachbereitung mit den Teilnehmern nach dem Meeting

Genauso wie ein Meeting um 9:00 Uhr morgens beginnt (wegen der Vorbereitungen), ist ein Meeting, das um 11:00 Uhr endet, zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig beendet - nicht bevor Sie mit den Beteiligten ein Follow-up gemacht haben.

Follow-ups sind der Schlüssel zu effektiven Kundenmeetings. Sie wissen vielleicht, wie Sie Zoom-Meetings wie ein Profi nutzen können, aber Sie müssen auch wissen, was zu tun ist, nachdem Sie auf die Schaltfläche "Meeting für alle beenden" geklickt haben.

Eine Follow-up-E-Mail sollte fünf Hauptkomponenten haben:

  • Dankbarkeit: Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern des Meetings für ihren Beitrag und ihre Zeit.
  • Referenz: Vergessen Sie nicht, in der E-Mail zu erwähnen, um welches Meeting es sich handelt, denn es kann sein, dass die Teilnehmer in dieser Woche an mehreren Online-Meetings teilnehmen.
  • Notizen: Dies ist der Hauptbestandteil der Follow-up-E-Mail. Besprechen Sie kurz die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting mit allen Teilnehmern.
  • Aktionen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle weiteren Aktionen erwähnen, die von den Teilnehmern erforderlich sind. Zum Beispiel: "Kate muss neue Kandidaten für die Position des Social Media Managers interviewen."
  • Bonus: Wenn es nicht zu viel ist, bitten Sie alle Teilnehmer, zu lächeln und mit der Hand zu winken. Lassen Sie sie wissen, dass Sie einen Screenshot machen, den Sie später in der Folge-E-Mail mit ihnen teilen werden. Nun, das hängt auch von der Art des Kunden ab, mit dem Sie arbeiten, und von den Rechten, die Sie haben. Strengen Sie sich also nicht zu sehr an und machen Sie nur dann einen Screenshot, wenn alle damit einverstanden sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effektive Kundenbesprechungen eine gute Planung, eine klare und prägnante Agenda, Zeitmanagement und eine Follow-up-E-Mail erfordern. Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie höchstwahrscheinlich das Beste aus Ihrem nächsten Kundenmeeting herausholen können.