Was machen Berater für Projektmanagement Office (PMO)?
Die Beraterrolle des Projektmanagement Büros umfasst Aspekte der Projektplanung, -organisation, -personalbesetzung und -leitung, die die Produktivität maximieren und Fehleranfälligkeiten minimieren.
PMO Experten entwickeln Standardmethoden zur Durchführung von Aufgaben und Projekten, damit diese perfektioniert und wiederholt werden können. Dies verringert die Fehleranfälligkeit und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Sie tragen ebenso dazu bei, Teams in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen. Dieses Ziel kann erreicht werden, indem PMO Berater Prozesse rationalisieren, Schulungen am Arbeitsplatz anbieten und die Arbeit ihrer Mitarbeiter beaufsichtigen, um Qualität und Pünktlichkeit zu gewährleisten.
Schließlich berichten Berater des Project Management Office dem oberen Management über den Gesamtfortschritt des Projekts und geben den Mitarbeitern den detaillierten Einblick, der für eine effektive Entscheidungsfindung in der Organisation erforderlich ist.
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Warum Berater für Projektmanagement Office (PMO) gefragt sind?
Während sich standard Projektmanager auf die Verwaltung der täglichen Aktivitäten des Teams konzentrieren, agieren die Berater des Project Management Office mit einer breiter gefächerten Übersicht und erstellen den Rahmen, von dem aus jeder innerhalb des Teams arbeitet und seine einzelnen Teams verwaltet.
Es gibt viele verschiedene Ebenen, auf denen ein PMO arbeiten kann:
- Unternehmensebene: Projekte und Programme mit der Unternehmensvision und -strategie in Einklang zu halten, dem CEO Bericht zu erstatten und Autorität in der taktischen Entscheidungsfindung über alle Projekte hinweg auszuüben.
- Abteilungsebene: Unterstützung von Projekten in einem bestimmten Geschäftszweig innerhalb der Firma. Zu den Aufgaben gehören Teamtraining, Ressourcen Budgetierung und Programmorchestrierung.
- Projektebene: Unterstützung für ein einzelnes Projekt oder eine Promotion, wenn administrative Unterstützung, Überwachung und Berichterstattung erforderlich ist.
- Projekt Management Center of Excellence: In dieser einzigartigen Rolle wird das PMO Standards und Verfahren für alle unteren Projektmanager sowie die Methoden und Werkzeuge definieren, die sie und ihre Teams unterstützen können.
Ohne die übergreifende, hochrangige Unterstützung durch die Berater für das Project Management Office können wertvolle Einblicke in die einheitliche Wirksamkeit Ihres Unternehmens übersehen werden. Ab einem bestimmten Punkt wird es schwierig, Bereiche zu bestimmen, die Projekte, Initiativen und Programme möglicherweise belasten und sie davon abhalten, ihre Ziele zu erreichen.
Hier sind nur einige der Hauptgründe, warum Sie für Ihren Geschäftserfolg einen PMO Experten wählen sollten:
Governance
Berater des Project Management Office legen Best Practices für jeden Teil Ihres Unternehmens fest, indem sie standardisierte Methoden entwickeln, Arbeitsabläufe rationalisieren und eine größere Effizienz und Genauigkeit ermöglichen. Der gewählte Berater stellt auch einen organisatorischen Rahmen zur Verfügung, so dass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten innerhalb der Unternehmens-Hierarchie und den Umfang der individuellen Entscheidungskompetenz kennt.
Reporting
PMO Berater fungieren als Bindeglied zwischen den verschiedenen Teilen einer Organisation, von Führungskräften der C-Ebene bis hin zu Abteilungsleitern und ihren jeweiligen Projektmanagern. Sie stellen sicher, dass alle Parteien dort, wo es nötig ist, Sichtbarkeit haben, so dass gefährdete Projekte identifiziert und verbessert werden. Auf diese Weise bleiben alle auf gemeinsame Ziele ausgerichtet, so dass die Organisation weiter vorankommen kann.
Produktivität
Berater des Projektmanagement Office können Zeitverluste minimieren, indem sie abteilungsübergreifende Abhängigkeiten verwalten und wiederholende Aufgaben standardisieren. Sie sind dafür verantwortlich, dass andere Abteilungen informiert werden, wenn Effizienzsteigerungen erzielt werden, damit sie diese einheitlich umsetzen und Abteilungen optimieren können.
Support
Da der Berater des Project Management Office oft derjenige ist, der die Einhaltung der Methoden in der gesamten Organisation begutachtet, wird es auch an ihm liegen, die Abteilungsleiter in der Umsetzung der Methoden zu schulen. Sie betreuen und coachen Projektleiter und andere Teamleiter als Mentoren, so dass sie neu erlernte Praktiken auch in der Zukunft erfolgreich umsetzen können.
Strategic Planning
Schließlich werden PMO Berater gemeinsam mit der Führungsebene Projektpläne auf der Grundlage langfristiger Ziele priorisieren und diese Pläne mit konkreten Rollen, Zielen, Aufgaben und Fortschritt Meilensteinen umsetzen. Häufig beinhaltet dies die Verwendung von Projektmanagement Tools wie Tabellenkalkulationen, GANTT Charts oder Kanban-Tafeln ein.
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Tipps bei der Auswahl der richtigen Berater für Projektmanagement Office (PMO)
Der erste Schritt bei der Einstellung von PMO Spezialisten besteht darin, festzustellen, wo innerhalb Ihrer Organisationshierarchie eine Expertenmeinung benötigt wird. Es gibt viele Arten von PMO Spezialisierungen, die auf verschiedene Arten von Bedürfnissen eingehen, sei es auf Unternehmensebene, auf Abteilungsebene oder auf Projektebene.
Darüber hinaus müssen Sie klar definierte kurz- und langfristige Ziele für Ihren Berater im Project Management Office sowie die Verpflichtung aller Organisationsleiter haben, in Einheit mit dem PMO-Spezialisten zu arbeiten.
Abgesehen davon sind hier einige Schlüsselqualifikationen aufgeführt, nach denen man Ausschau halten sollte.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten: PMO Berater müssen in der Lage sein, während des gesamten Projekts effektiv und konsistent zu kommunizieren. Es ist wichtig, dass sie in der Lage sind, auf Herausforderungen einzugehen, Vorschläge zu machen und bei Bedarf schnell zu handeln. Dazu gehört auch das Delegieren und Ausüben von Autorität, um Projekte in die richtige Richtung zu lenken.
- Detailorientierung und starke Organisationsfähigkeit: Es versteht sich von selbst, dass die Rolle eines Beraters im Project Management Office zahlreiche bewegliche Teile hat, die berücksichtigt werden müssen. Während diese Fähigkeiten für viele Rollen gut sind, sind sie für PMO Experten von entscheidender Bedeutung, da sie mehrere Projekte jonglieren und Berichte effektiv leiten müssen.
- Projektmanagement Tool Skill Set: Im Endeffekt sind Tools notwendig, um Unternehmen hoch zu skalieren und Aufgaben zu automatisieren. Daher sollte der Berater des Projektmanagement Office über fundierte Kenntnisse von Management Tools verfügen, die Ihr Unternehmen verwendet.
Nach der Wahl des richtigen PMO-Spezialisten besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass die Erwartungen gesetzt werden und dass es auch einen Weg gibt, sie zu messen. Hier sind einige wichtige Leistungsindikatoren, die Sie bei der Festlegung eines Erfolgspfads für Ihren neuen Berater verwenden sollten.
- Vergleichen Sie die Anzahl der abgeschlossenen Projekte unter dem Budget mit denen, die das Budget überschritten haben. Die ordnungsgemäße Verwendung finanzieller Ressourcen ist eine der kritischsten Erfolgskennzahlen für Berater des Projektmanagement Office.
- Messen Sie die Anzahl der unter Aufsicht des PMO-Beraters erfolgreich abgeschlossenen Projekte im Vergleich zu denjenigen, die über die Frist hinaus abgeschlossen wurden oder unvollständig blieben.
- Überprüfen Sie den Return of Investment für Projekte, die vom PMO Berater verwaltet werden. Dies ist nicht nur ein Maß für Erfolg, sondern wird auch das aktuelle PMO Werk das validieren oder widerlegen.
- Analyse Ressourcenzuweisung für Projekte. Wurden die richtigen Ressourcen für Projekte zugewiesen? Gab es Bereiche, in denen es einen Überfluss oder einen Mangel an Ressourcen gab, wo es nicht hätte sein sollen?
- Sammeln Sie Feedback von Projektteams, um festzustellen, ob der Berater des Project Management Office während der Projekte unterstützend tätig war. Hat er/sie für eine angemessene Schulung und Betreuung gesorgt?
Schlussfolgerung
Der PMO Berater steht im Zentrum jedes Projekts und stellt sicher, dass die besten Methoden eingeführt und umgesetzt werden. Er/sie sichert ebenso, dass diese Standards, Richtlinien und Methoden korrekt angewendet werden und dass die Führungskräfte die Sichtbarkeit und Kontrolle erhalten, die sie benötigen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
