Que font les Consultants en Project Management Office (PMO) ?
Le spectre d'action des consultants en Project Management Office (PMO) comprend des tâches de planification, d'organisation, de dotation en personnel, d'exécution et de gouvernance dans le but de maximiser la productivité et de minimiser le taux d'erreur.
Les spécialistes en PMO développent les méthodologies standards utilisées pour exécuter les tâches et les projets afin qu'ils puissent être perfectionnés et répétés. Cela permet de réduire le taux d'erreur et d'améliorer la productivité dans toute l'organisation.
Ils contribuent également à faciliter le travail des équipes et à les rendre plus efficaces en rationalisant les processus, en fournissant une formation terrain et en supervisant leur travail pour en assurer la qualité et la ponctualité.
Enfin, les consultants du Project Management Office rendent compte de l'avancement global du projet aux directeurs, fournissant ainsi aux décideurs une information suffisamment détaillée pour permettre les prises de décisions opérationnelles.
Les services les plus demandés de nos Consultants en Project Management Office (PMO)
Pourquoi engager des Consultants en Project Management Office (PMO) ?
Alors que vos chefs de projet habituels se concentrent sur la gestion des activités quotidiennes de l'équipe, les consultants en Project Management Office (PMO) agissent avec plus de recul, fournissant le cadre de travail et de gestion des équipes.
Un Project Management Office peut intervenir à plusieurs niveaux :
- Entreprise : maintenir les projets et les programmes alignés sur la vision et la stratégie globale de l'organisation, rendre compte au PDG et exercer une autorité dans la prise de décision tactique pour tous les projets.
- Division : Apporter un soutien aux projets relevant d'un secteur d'activité spécifique au sein de l'organisation. Les tâches comprennent la formation des équipes, la budgétisation des ressources et l'orchestration des programmes.
- Projet: Soutien à un seul projet ou programme pour lequel il faut une assistance administrative, un suivi et des comptes rendus.
- Centre d'excellence de gestion de projet : Uniquement dans ce cas, le PMO définira les normes et les procédures pour tous ses chefs de projets subalternes, ainsi que les méthodes et les outils pour les soutenir, eux et leurs équipes.
Sans le soutien global des consultants Project Management Office, l'entreprise ne dispose que d'un aperçu limité de la santé et de l'efficacité globale des programmes et des projets. À un certain moment, il lui devient donc difficile de déterminer les blocages qui pèsent sur les projets ou les programmes et les empêchent d'atteindre leurs objectifs.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez choisir un spécialiste PMO pour la réussite de votre entreprise :
Gouvernance
Le consultant en Project Management Office établit les meilleures pratiques pour chaque partie de l'entreprise en développant des méthodes standardisées qui rationalisent et optimisent la réalisation des tâches. Il fournit également le cadre organisationnel afin que chaque membre de l'équipe connaisse ses responsabilités au sein de la hiérarchie et l'étendue de son pouvoir de décision.
Reporting
Les spécialistes du PMO agissent comme un lien entre les différentes parties d'une entreprise, des cadres de niveau C aux chefs de département et aux chefs de projet respectifs. Ils veillent à ce que toutes les parties aient une bonne visibilité de leur entourage afin de faciliter l'identification des projets menacés et l'adoption de mesures adaptées avant qu'il ne soit trop tard. Cela permet également à chacun de rester en phase avec les objectifs afin que l'entreprise puisse continuer à progresser.
Productivité
Les consultants en PMO peuvent parfois minimiser en gérant les interdépendances et en normalisant les tâches répétitives. Ils sont également chargés de s'assurer que lors de la réalisation de gains d'efficacité, les autres départements en soient informés afin qu'ils puissent eux aussi mettre en œuvre leurs enseignements et optimiser leurs services. Ainsi toute l'entreprise peut évoluer au même rythme.
Support
Parce que le consultant en PMO est souvent celui qui crée et supervise la diffusion des méthodes dans toute l'entreprise, il lui incombera également de former les chefs de départements sur la manière de les mettre en œuvre. Ils encadreront et guideront les chefs de projet et autres chefs d'équipe afin qu'ils puissent directement mettre en oeuvre les enseignements.
Planification stratégique
Enfin, les consultants en PMO s'associeront avec les cadres supérieurs pour hiérarchiser les projets en fonction des objectifs à long terme et les mettre en œuvre selon un calendrier précis, une répartition claire des rôles, des objectifs, des tâches et des étapes clefs. Cela inclut souvent l'utilisation d'outils de gestion de projet tels que des feuilles de calcul, des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban.
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FAQ
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Quelques conseils pour engager des Consultants en Project Management Office (PMO)
La première étape dans l'embauche de spécialistes en PMO est de déterminer où vous en avez besoin dans votre organisation interne. Il existe de nombreux types de spécialisations PMO qui répondent à différents types de besoins, que ce soit au niveau de l'entreprise, de la division ou du projet.
En outre, vous devez avoir des objectifs clairement définis, à court et à long terme, pour votre consultant en Project Management Office, ainsi que l'engagement de tous les responsables de l'organisation à travailler en unité avec le spécialiste en PMO.
Ceci étant dit, voici quelques ensembles de compétences clés à rechercher:
- Capacité de communication : Le consultant en PMO doit être capable de communiquer efficacement et de manière cohérente tout au long des projets. Il est essentiel qu'il soit capable de relever les défis, de faire des suggestions et de prendre des mesures rapidement si nécessaire. Cela implique de déléguer et d'exercer son autorité pour que les projets avancent dans la bonne direction.
- Orientation détaillée et organisation solide: Il va sans dire que le rôle d'un consultan en PMO englobe de nombreuses compétences auxquelles faire attention. Bien que cet ensemble de compétences soit bon pour de nombreux rôles, il est essentiel pour les spécialistes en PMO car ils doivent jongler avec de multiples projets et diriger efficacement leurs subordonnés.
- Compétences en outils de gestion de projet : En fin de compte, des outils sont nécessaires pour dimensionner les entreprises et automatiser les tâches. C'est pourquoi le consultant en PMO doit avoir une solide connaissance pratique des outils de gestion utilisés par votre organisation.
Une fois choisi le bon consultant en PMO, l'étape suivante consiste à s'assurer que sont bien définies les attentes et les moyens de mesurer ces attentes. Voici quelques indicateurs de performance clés à utiliser pour guider votre consultant vers la réussite:
- Comparez le nombre de projets réalisés dans le respect du budget avec ceux qui ont dépassé le budget. La bonne utilisation des ressources financières est l'un des paramètres de succès les plus critiques pour les consultants en PMO.
- Mesurer le nombre de projets achevés avec succès sous la supervision du consultant en PMO par rapport à ceux qui ont été achevés hors délais ou laissés incomplets.
- Evaluez le retour sur investissement (ROI) pour les projets gérés par le spécialiste en PMO. Non seulement c'est une mesure de succès, mais cela validera ou infirmera le cadre actuel du PMO que votre organisation est en train de mettre en œuvre.
- Analysez l'allocation de ressources pour les projets. Les bonnes ressources ont-elles été affectées aux projets ? Y a-t-il eu des domaines où il y avait une abondance ou un manque de ressources là où il n'aurait pas dû y en avoir ?
- Obtenez un retour d'information des équipes de projet pour déterminer si le consultant en PMO a apporté son soutien pendant les projets. A-t-il assuré une formation et un encadrement adéquats pour l'acquisition des compétences clés ?
Conclusion
Le consultant en project management office est au centre de chaque programme et projet par l'attention qu'il porte à l'établissement et à la mise en œuvre des meilleures pratiques. Il veillera également à ce que ces normes, politiques et méthodes soient appliquées correctement et à ce que les responsables obtiennent la visibilité et le contrôle nécessaires pour obtenir les résultats souhaités.
